Как аутсорсинг поможет Вам?
В условиях последних кризисных лет именно модель аутсорсинга позволила сократить многие потери крупного и среднего бизнеса за счет возможности BPO (Business Process Outsourcing) провайдеров очень гибко масштабировать собственные услуги. В период экономического роста главной является возможность быстрого увеличения объема оказания услуг, а в условиях кризиса важным преимуществом аутсорсинга выступает возможность резкого сокращения объема операций и снижения за счет этого стоимости реализации переданного бизнес-процесса.
Только путем правильного построения бизнес-процессов можно добиться снижения затрат. Эксперты рекомендуют часть процессов оставить на реализации внутри компании, а рутинные некритичные операции отдавать провайдеру. Например, функции управления дебиторской задолженностью и администрирование платежей целесообразней оставлять у владельца процесса (компании-Заказчика), в то время как функции по ведению первичной документации, обработке авансовых отчетов, учету основных средств, работу с клиент-банком, составление бухгалтерской и налоговой отчетности, а также корпоративной управленческой отчетности не составляет труда передать внешнему провайдеру.
Анализ корпоративной отчетности, консолидация при необходимости по группе компаний и принятие управленческих решений на основании полученной информации всегда остается в зоне ответственности самой компании.
Interсomp Украина предлагает широкий спектр профессиональных услуг в финансовой и кадровой сфере: услуги по бухгалтерскому обслуживанию, расчету заработной платы, кадровому администрированию, и аутстаффингу, а также услуги по разработке систем компенсаций и льгот, поиску и подбору, оценке и адаптации персонала, автоматизации бизнес-процессов на платформе 1С, услуги по организации систем охраны труда и воинскому учету для организаций различного масштаба и сферы бизнеса. Воспользуйтесь полным пакетом услуг для финансовой и кадровой поддержки или передайте на аутсорсинг отдельные процессы и участки, в зависимости от задач Вашего бизнеса.
Аутсорсинг расчета заработной платы и кадров
Пример передачи аутсорсинг-провайдеру процессов расчета заработной платы и ограниченного ряда операций по документированию кадровых событий в компании и сравнение затрат на обеспечение данных процессов в аналогичной компании внутренним HR департаментом может служить наглядным примером экономической эффективности модели аутсорсинга.
Пример из исследования ADP/PwC, показывающий, что аутсорсинг расчета заработной платы и кадров позволяет снизить затраты на 18%. (см. рис. «Внутренние ресурсы VS Аутсорсинг»)
Стратегический аутсорсинг
Ранее процесс аутсорсинга сводился к тому, что провайдер копировал те или иные функции у заказчика и продолжал так же монотонно их выполнять, но на своей территории, а трансформационный аутсорсинг по своей сути — это стратегический аутсорсинг.
Два основных различия касаются двух основных блоков процесса при передаче на аутсорсинг. Это блок, который касается внедрения проекта, и блок, который относится к фазе регулярного обслуживания. Если мы говорим о внедрении, то здесь неизменно должен работать принцип (цикл) Деминга – PDCA (Plan-Do-Check-Act или Plan-Do-Check-Adjust). Применительно к аутсорсинговой модели, основные фазы такого цикла сводятся к планированию проекта, либо развитию проекта, непосредственно к внедрению, которое состоит из процессной и технической части, а также поддержке и оптимизации «живого» проекта и к периодическому тестированию и повторному анализу.
Уход от имплантных моделей – многие компании видят целью аутсорсинга лишь перенос рисков, связанных с бухгалтерским учетом на плечи провайдера, не желая менять ничего в структуре рабочего процесса. Отсюда – требование оказания услуги в офисе заказчика. По сути, меняется лишь физический исполнитель той или иной операции, при этом об экономической выгоде такого аутсорсинга по сравнению с ведением функции in-house говорить достаточно сложно, более того – такой принцип работы не принесет дополнительной ценности процессу. Из минусов также отсутствие возможности четко контролировать работу сотрудника со стороны провайдера, и, следовательно, каким-либо образом оптимизировать процесс его работы. Таким образом, данная модель противоречит концепции трансформационного аутсорсинга, как собственно и передача отдельных участков на аутсорсинг без предварительного анализа всего бизнес-процесса на предмет его эффективности. К примеру, прежде чем браться за обработку авансовых отчетов, нужно понять, каким образом построен процесс документооборота в компании, как налажен процесс взаимодействия между отделом бухгалтерии и отделом по расчету заработной платы, а также с сотрудниками, которые ездят в командировки.
Важной составляющей трансформационного подхода является наличие собственной технологической базы провайдера.
Именно благодаря развитой внутренней инфраструктуре провайдер может оптимизировать процессы оказания услуги – посредством автоматизации тех или иных операций, доработки внутреннего ПО под требования клиента, интеграции с ERP системами (ведь ни для кого не секрет, что международные компании используют для внутренних целей тот же SAP, Oracle, Sun Systems, Hyperion, Scala и пр.). Причем, интеграция с ними может осуществляться как на уровне трансформации отчетности либо выгрузки результирующих проводок по осуществленным операциям, либо же в виде ежедневной синхронизации данных с учетной системой заказчика и с учетной системой провайдера.
В последнее время также стали очень популярными так называемые интерактивные решения для взаимодействия с провайдером – порталы для обмена данными, ESS (employee self-service), SAAS (ПО как услуга).
Очень важный момент, который, наверное, представляет наибольшую сложность при внедрении аутсорсинга это управление изменениями. Здесь очень важно после этапа внедрения проекта четко прослеживать показатели KPI проекта. Если говорить о KPI – то расчет эффективности процесса должен вестись как на стороне провайдера, так и на стороне клиента. Зачастую же бывает так, что многие компании для оценки эффективности работы того или иного подразделения пользуются исключительно финансовыми показателями, чего на самом деле недостаточно – стоимость услуг финансового аутсорсинга, ровно как и себестоимость ведения функций in-house зависит от отлаженности и четкости самого процесса, поэтому очень важно контролировать и так называемые операционные метрики. Следовательно, именно тот провайдер, который четко следует такому подходу к контролю качества оказываемых услуг (который непосредственно соответствует требованиям того же стандарта ISO 9001), может предложить оптимальное решение по соотношению цена-качество, а клиент, в свою очередь, объективно оценить эффективность от внедрения. (см. рис. «От типичного к трансформационному аутсорсингу»)
Как обеспечить успех проекта по переходу на BPO?
Различают функциональный подход, при котором результатом становится увеличение/улучшение производительности труда. В нашем случае — улучшение процессов финансовой функции.
А также процессуальный подход, предполагающий стратегический подход к непрерывным процессам, объединяющим функции компании и интегрирующим начальные и конечные процессы.
Объем трансформации зависит от бизнес-приоритетов. Единого подхода к использованию модели трансформации, который подошел бы всем, просто не существует.
Источник: www.intercomp.com.ua